Logiciel de prise de rendez-vous pour esthéticienne, avec acompte en ligne
Soin du visage, épilation, beauté des mains, maquillage de mariée : une esthéticienne indépendante, en institut ou à domicile, passe ses journées en cabine, téléphone en silencieux. Pendant ce temps, les demandes arrivent sur Instagram et WhatsApp, et un rendez-vous non honoré, c'est une heure perdue qu'on ne rattrape pas.
Kalmbook prend vos rendez-vous en ligne, demande un acompte ou garde la carte à la réservation, envoie les rappels et répond à vos messages pendant que vous êtes avec une cliente.
Prise de rendez-vous en ligne 24 h/24
Vos clientes réservent depuis votre page Kalmbook, le lien dans votre bio Instagram ou le QR code affiché en cabine. Elles n'ont pas d'application à installer. Vous définissez vos prestations, leur durée, vos horaires, vos pauses et vos congés ; si vous travaillez à domicile, le temps de trajet entre deux rendez-vous est pris en compte.
Kalmbook ne prend pas de commission sur les réservations. Votre profil apparaît aussi dans la recherche Kalmbook et sur la carte, avec vos services, vos photos et vos avis.
Acompte à la réservation en ligne : comment ça marche
Pour chaque prestation, vous choisissez de demander un acompte au moment de la réservation ou simplement de garder la carte de la cliente. Avec la carte enregistrée, rien n'est débité, sauf si la cliente ne vient pas.
Côté règles, la différence entre acompte et arrhes compte. Si rien n'est précisé, une somme versée d'avance est présumée être des arrhes : la cliente qui annule les perd, et le pro qui annule rembourse le double. Un acompte, lui, engage ferme : vous pouvez réclamer le reste du prix, et si c'est vous qui annulez, vous le remboursez et pouvez devoir des dommages et intérêts. Précisez donc clairement vos conditions au moment de la réservation.
Rappels et liste d'attente contre les rendez-vous manqués
Avant chaque rendez-vous, la cliente reçoit un rappel par SMS, WhatsApp ou e-mail. Si elle annule, le créneau libéré est proposé automatiquement aux clientes de votre liste d'attente : une annulation peut redevenir une réservation sans que vous ayez à passer un appel.
Instagram et WhatsApp dans une seule boîte
Les messages Instagram, WhatsApp et du chat web arrivent au même endroit. L'assistant IA connaît vos prestations, vos tarifs et votre agenda : il répond aux questions courantes et propose un créneau. Vous reprenez n'importe quelle conversation d'un geste, et vous la lui rendez quand vous retournez en cabine.
Clientes, factures et chiffre du mois
Chaque cliente a sa fiche avec l'historique de ses rendez-vous. Les factures sont numérotées en continu, portent les mentions légales et peuvent être réglées par lien de paiement. Demandez à l'assistante votre chiffre du mois ou les factures en attente, et envoyez un export à votre comptable.
- Facture électronique : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'émission devient obligatoire pour les PME et les micro-entreprises au 1er septembre 2027. Kalmbook génère des factures au format Factur-X (module optionnel).
Questions fréquentes
Puis-je demander un acompte lors de la réservation en ligne ?
Oui. Vous pouvez demander un acompte à la réservation ou simplement garder la carte de la cliente. Avec la carte enregistrée, rien n'est débité sauf si elle ne vient pas.
Acompte ou arrhes : qu'est-ce qui change pour une esthéticienne ?
Si rien n'est précisé, la somme versée d'avance est présumée être des arrhes : la cliente qui annule les perd, le pro qui annule rembourse le double. Un acompte engage ferme les deux parties. Au-delà de 3 mois, des intérêts courent sur une avance si la prestation n'a pas eu lieu et que la somme n'a pas été remboursée. Information générale, à vérifier sur service-public.fr.
Kalmbook convient-il à une esthéticienne à domicile ?
Oui. Le temps de trajet entre deux rendez-vous est pris en compte dans l'agenda, et les rappels envoient à la cliente les détails du rendez-vous.
Kalmbook prend-il une commission sur les rendez-vous ?
Non. Kalmbook ne prend pas de commission sur les réservations : vous payez un abonnement selon la formule choisie, détaillée sur la page Tarifs, et une formule gratuite existe.
Faut-il une carte bancaire pour essayer ?
Non. Chaque nouveau compte profite de 30 jours de la formule Pro, sans carte bancaire. Vous ajoutez vos prestations, vos horaires et vos prix à votre rythme pendant l'essai.