Logiciel pour chauffagiste : entretiens, dépannages, devis et factures
Un chauffagiste vit au rythme des saisons : les entretiens de chaudière s'étalent sur l'année, puis les pannes arrivent toutes en même temps aux premiers froids. Entre deux visites, il faut caser les devis de remplacement de chaudière ou de pompe à chaleur et suivre les contrats d'entretien.
Kalmbook rassemble agenda, prise de rendez-vous en ligne, devis, fiches d'intervention et factures dans une seule appli, utilisable depuis le téléphone.
Les entretiens de chaudière réservés en ligne
Plutôt que de caler chaque entretien au téléphone, vos clients choisissent eux-mêmes un créneau 24 h/24 sur votre page Kalmbook, via un lien ou votre QR code. Vous décidez des prestations réservables, de leur durée et de vos tournées ; le temps de trajet entre deux adresses est pris en compte.
Avant la visite, le client reçoit un rappel par SMS, WhatsApp ou e-mail. S'il annule, le créneau est reproposé à votre liste d'attente. Quand on vous demande le prix d'un entretien sur WhatsApp ou Instagram, l'assistant IA répond avec vos tarifs et propose un créneau ; vous gardez la main sur chaque conversation.
Pannes de chauffage : l'astreinte d'hiver organisée
Avec le planning d'astreinte, vous ouvrez les plages où vous acceptez les urgences, y compris le soir ou le week-end. Un particulier sans chauffage décrit son problème, voit les pros d'astreinte autour de lui et sa demande vous arrive tout de suite. Il peut ensuite suivre votre arrivée en direct. À plusieurs, le planning d'équipe répartit les sorties.
Devis de remplacement de chaudière ou de pompe à chaleur
Pendant la visite technique, dictez l'existant et la solution proposée. L'IA prépare les lignes du devis avec vos prix et votre catalogue ; vous relisez, vous envoyez, le client signe en ligne et peut verser l'acompte en signant.
Le chauffage fait partie des métiers où le devis est obligatoire pour le dépannage, la réparation et l'entretien à domicile. Pensez aussi à écrire clairement « acompte » sur le devis : si le contrat ne dit rien, une somme versée d'avance est présumée être des arrhes, que le client peut abandonner pour se désister.
La fiche d'intervention qui prépare la visite suivante
Après l'entretien ou le dépannage, la fiche d'intervention se remplit à la voix : observations, travaux réalisés, actions recommandées. Ajoutez les photos avant et après, faites signer le client, envoyez la fiche en PDF. La date de suivi rappelle quand repasser, et la fiche devient une facture en un clic.
Factures et contrats d'entretien
Pour un contrat d'entretien, une facture récurrente part toute seule au rythme choisi, avec les lignes de votre catalogue et un e-mail au client ; vous pouvez la mettre en pause à tout moment. Les autres factures sont numérotées en continu, portent les mentions légales, se règlent par lien et sont relancées automatiquement.
- Facture électronique : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'émission devient obligatoire pour les PME et les micro-entreprises au 1er septembre 2027. Kalmbook génère des factures au format Factur-X (module optionnel).
- Export pour votre comptable, et votre chiffre du mois visible dans les statistiques.
Questions fréquentes
Mes clients peuvent-ils réserver leur entretien de chaudière en ligne ?
Oui. Ils choisissent un créneau sur votre page Kalmbook, sans application à installer, et reçoivent un rappel avant la visite. Vous décidez des prestations et des horaires ouverts à la réservation.
Comment gérer l'astreinte quand tout le monde tombe en panne le même jour ?
Le planning d'astreinte définit les plages où les urgences peuvent vous parvenir. Les demandes arrivent avec la description du problème, et le planning d'équipe montre qui est disponible.
Puis-je facturer automatiquement mes contrats d'entretien ?
Oui, avec les factures récurrentes : client, lignes, fréquence, date de début et de fin, envoi par e-mail. Vous pouvez émettre une facture tout de suite, mettre en pause ou reprendre.
Acompte ou arrhes sur un devis de chaudière ?
Un acompte engage les deux parties : le client doit le solde, et un pro qui annule rembourse l'acompte et peut devoir des dommages et intérêts. Avec des arrhes, le client qui renonce les perd et le pro qui renonce rembourse le double. Si rien n'est écrit, la somme est présumée être des arrhes. Information générale, à vérifier sur service-public.fr.
Kalmbook prend-il une commission sur les rendez-vous ?
Non. Kalmbook ne prend pas de commission sur les réservations : vous payez un abonnement selon la formule choisie, détaillée sur la page Tarifs, et une formule gratuite existe.